Olvi Oyj:n tietosuojaseloste

Yleistä

Rekisterin nimi

• Yhteydenottojärjestelmä sidosryhmille / eeedo
• Sponsorointijärjestelmä/ eeedo

Rekisterinpitäjä

• Olvi Oyj (0170318-9)
• Olvitie 1-4, 74100 Iisalmi
• Puhelin 029 000 1050

Yhteyshenkilö; Olvi Oyj:n asiakaspalvelutoimihenkilö Päivi Inkiläinen / sähköpostiosoite; etunimi.sukunimi(at)olvi.fi

Olvi Oyj on sitoutunut noudattamaan EU:n Tietosuoja-asetusta, Suomen henkilötietolakia, tietoyhteiskuntakaarta sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, joka liittyy rekisteröidyn yksityisyyteen; sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

”Henkilötiedolla” tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla tunnistettavissa. Henkilötietojen lisäksi käsittelemme myös ei-henkilökohtaisia tietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäistä henkilöä.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Olvi Oyj:n valmistamien tuotteiden tai Olvi Oyj:n toimintaa koskevien yhteydenottojen käsittelyn yhteydessä. Henkilötietojen avulla yhteydenottajalle toimitetaan vastaus yhteydenottoon sekä suoritetaan mahdollinen korvaus tuotereklamaatiosta.

Henkilötietoja käsitellään Olvi Oyj:lle osoitettujen sponsorointipyyntöjen käsittelyn yhteydessä. Henkilötietojen avulla sponsorointipyynnön esittäjälle toimitetaan vastaus sponsorointihakemukseen.

3. Rekisterin tietosisältö

Järjestelmään tallennetaan yhteydenottajan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yhteydenottajan antamat muut henkilötiedot sekä reklamaatiohyvitystapauksissa tilinumero ja näiden lisäksi kuvaus yhteydenoton aiheesta.

Järjestelmään tallentuu yhteydenottajan ja Olvin välinen yhteydenoton hoitoon liittyvä sähköpostikirjeenvaihto ja sen lokitiedot.

Sponsorointijärjestelmään tallennetaan hakijan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut hakijan antamat henkilötiedot sekä kuvaus toiminnasta tai tapahtumasta, jolle sponsorointitukea haetaan sekä haettavan tuen laatu jaa määrä.

Sponsorointijärjestelmään tallentuu hakijan ja Olvin välinen sponsorointihakemukseen liittyvä sähköpostikirjeenvaihto ja sen lokitiedot.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteydenottajan henkilötiedot saadaan yhteydenottajalta itseltään, kun hän täyttää lomakkeen yrityksen verkkosivuilla tai hänen antaessaan ne puhelimitse.

Sponsorointihakemuksen jättäjän henkilötiedot saadaan hakijalta itseltään, kun hän täyttää sponsorointihakemuslomakkeen yrityksen verkkosivuilla.

5. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain perusteltuja käyttötarkoituksia varten toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

7. Rekisterin suojaus

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Olvi Oyj:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Rekistereitämme suojataan asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet.

Rekistereitä ylläpidetään asianmukaisesti suojatuilla palvelimella ja palveluissa. Näihin suojauksiin kuuluu muun muassa pääsynhallinta, kulunvalvonta, palomuurit ja salasanasuojaus, joka mahdollistaa tallennettuun tietoon pääsyn vain Olvi Oyj:n työntekijöille sekä Olvi Oyj:n kanssa sopimussuhteessa oleville alihankkijoille.

Henkilörekisterin manuaalisiin aineistoihin on rajoitettu pääsy vain niillä Olvi Oyj:n ja sen alihankkijoiden henkilöillä, joilla on asianmukainen tarve ko. tietoon.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Olvi Oyj:n henkilörekistereissä olevat itseään koskevat tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä, mikäli tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut.

9. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Yhteydenottojen säilytysajat ovat pääsääntöisesti 6 vuotta, vakuutusyhtiön tuotevastuukorvaukset 10 vuotta tai kunnes omavastuuosuus on korvattu, henkilövahingoissa säilytys on pysyvä.

Sponsorointihakemusten säilytysaika on 12 kuukautta hakemusten jättämisestä.

Olvi Oyj:n yhteydenotto- ja sponsorointijärjestelmä sisältää automaattisen henkilötietojen poistamisen säilytysaikojen jälkeen.

10. Seurannan järjestäminen, ongelmista ja puutteista ilmoittaminen

Ilmoitamme rekisteriin kohdistuvista mahdollisista tietoturvauhkista ja mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai rekisteröidylle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.